Aguinaldo en Costa Rica: Obligación salarial, provisión contable y responsabilidad patronal
El aguinaldo es uno de los derechos laborales de mayor protección normativa en Costa Rica. No constituye un beneficio opcional ni un gesto navideño: es una obligación patronal respaldada por la Ley 2412 de 1959, el Código de Trabajo y principios de orden público laboral. Su incumplimiento genera sanciones económicas relevantes y responsabilidad administrativa.
Desde una perspectiva técnico-contable, el aguinaldo representa un beneficio a empleados que debe reconocerse como pasivo acumulado conforme a NIIF para PYMES (Sección 28) o NIC 19 – Beneficios a los empleados, mediante la correspondiente provisión mensual. Esto permite que la empresa registre el gasto en el período en que se devenga y evite impactos abruptos en su flujo de caja al final del año.
Resumen ejecutivo (3 claves rápidas)
- Plazo legal de pago: del 1.° al 20 de diciembre (sector privado).
- Cálculo: salario promedio de los últimos 12 meses.
- Naturaleza jurídica: derecho irrenunciable, inembargable y exento de cargas sociales e impuesto sobre la renta.
¿Quiénes deben recibir aguinaldo?
Según el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS), tiene derecho al aguinaldo toda persona trabajadora que haya laborado al menos un mes continuo entre el 1.° de diciembre del año anterior y el 30 de noviembre del año en curso. Esto incluye:
- Sector público y privado
- Contratos indefinidos, a plazo fijo u ocasionales
- Jornadas completas, parciales o temporales
- Sistemas de pago mensual, quincenal, por hora o variables
- Personas trabajadoras domésticas (por hora, día o semana)
La modalidad contractual o la forma de pago no alteran el derecho.
Fundamento legal
El aguinaldo está regulado principalmente por:
- Ley 2412 (1959) – Pago obligatorio del aguinaldo en empresa privada.
- Código de Trabajo – Principio de irrenunciabilidad y protección del salario.
- Reforma del Código Procesal Laboral (2017) – Establece procedimientos para reclamaciones.
En su naturaleza jurídica, el aguinaldo es un derecho adquirido cuyo pago no puede diferirse, sustituirse ni compensarse con otros rubros laborales.
Fechas oficiales de pago para 2025
| Sector | Fecha de pago | Fuente |
|---|---|---|
| Sector público | 5 de diciembre de 2025 | Ministerio de Hacienda |
| Pensionados IVM (CCSS) | 28 de noviembre de 2025 | CCSS |
| Pensionados RNC (CCSS) | 28 de noviembre de 2025 | CCSS |
| Sector privado | Hasta el 20 de diciembre de 2025 | Ley 2412 / MTSS |
A partir del 21 de diciembre, cualquier atraso o pago incompleto puede denunciarse ante la Inspección de Trabajo.
Cómo se calcula el aguinaldo (visión contable y laboral)
La norma establece que debe promediarse el total de salarios ordinarios y extraordinarios devengados en los últimos doce meses.
Fórmula general (asalariados):
Aguinaldo = Total de salarios brutos devengados ÷ 12
Fórmula para pensionados IVM:
Incluye los pagos entre el 1.° de noviembre de 2024 y el 31 de octubre de 2025, dividido entre 12.
Ingresos que deben incluirse (√) y los que no (✗)
| Concepto | ¿Incluye? | Justificación técnica |
|---|---|---|
| Salario base | √ | Remuneración ordinaria |
| Horas extras | √ | Pagos extraordinarios de naturaleza salarial |
| Comisiones | √ | Remuneración variable devengada |
| Bonificaciones salariales | √ | Si tienen naturaleza salarial |
| Feriados trabajados | √ | Ingreso de naturaleza salarial |
| Salario en especie | √ | Alimentación, vivienda u otros (hasta 50% si no cuantificado) |
| Licencia por maternidad | √ | Se considera salario |
| Incapacidades CCSS | ✗ | Son subsidios, no salario |
| Subsidios por riesgo laboral (INS) | ✗ | No constituyen salario |
| Viáticos y reembolsos | ✗ | No tienen naturaleza salarial |
| Licencias sin salario | ✗ | No generan devengado |
Casos especiales relevantes
1. Trabajadoras domésticas y salario en especie
Si el valor del hospedaje o alimentación no se ha establecido, la ley presume un salario en especie del 50% del salario ordinario.
Ejemplo:
Salario efectivo: ₡300,000
Salario en especie (50%): ₡150,000
Salario total para aguinaldo: ₡450,000
2. Aguinaldo proporcional
Aplica cuando la relación laboral inicia o finaliza dentro del período de cálculo.
Ejemplo:
Trabajó 4 meses con salarios brutos por ₡1,200,000.
Aguinaldo proporcional = 1,200,000 ÷ 12 = ₡100,000
3. Efecto de incapacidades
Los subsidios pagados por la CCSS o INS no se incluyen, por lo que reducen el monto final.
Errores frecuentes que afectan el monto (y cómo prevenirlos)
- Pagar después del 20 de diciembre
→ Multas de 8 a 23 salarios base (desde ₡3,7 a ₡10,6 millones). - Omitir horas extras, comisiones o feriados trabajados
→ Cálculo incompleto. - Aplicar deducciones no autorizadas
→ Solo es permitido pensión alimentaria judicial. - No calcular salario en especie
→ Especialmente crítico en personas trabajadoras domésticas. - Incluir subsidios de incapacidad
→ Error técnico que genera un cálculo ilegal. - No pagar aguinaldo proporcional al finalizar contrato
→ Violación del derecho irrenunciable.
Reclamos: vías y plazos
1. Denuncia administrativa – MTSS
Disponible desde el 21 de diciembre:
- Sitio web
- Línea 800-TRABAJO
- Oficinas del MTSS
El MTSS puede imponer sanciones y ordenar el pago inmediato.
2. Vía judicial
Plazo: un año para reclamar diferencias.
Se puede exigir:
- Pago del aguinaldo
- Intereses moratorios
- Diferencias salariales asociadas
Perspectiva contable (CPA): provisión del aguinaldo
Desde el enfoque técnico-financiero, el aguinaldo debe reconocerse como:
- Pasivo acumulado: obligación presente.
- Gasto devengado: reconocido en el período en que el trabajador presta el servicio.
Bajo estándares internacionales:
- NIIF para PYMES Sección 28: beneficio a corto plazo.
- NIC 19: beneficio a empleados a corto plazo.
Esto exige a las empresas calcular una provisión mensual, práctica indispensable para el control de flujo de caja y el cierre contable.
Conclusión
El aguinaldo es un derecho laboral de cumplimiento obligatorio, con implicaciones jurídicas, contables y financieras que deben atenderse con rigor técnico. Su correcta determinación exige identificar los ingresos de naturaleza salarial, aplicar la fórmula legal y respetar estrictamente los plazos establecidos. Tanto trabajadores como empleadores deben comprender que este beneficio forma parte del salario devengado y representa una obligación anual cuyo cumplimiento protege la estabilidad económica de ambas partes.
Jorge Gutiérrez Guillén, CPA
Socio Fundador | JGutierrez Auditores Consultores S.A.
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