PAPELES DE TRABAJO, memoria y sustento de la Auditoría

La elaboración y aplicación de los papeles de trabajo son herramientas que respaldan el trabajo profesional del auditor por cuanto son instrumentos donde, de manera detallada y sistemática, se describen las pruebas realizadas después de la aplicación de técnicas y procedimientos en los que se sustentan y apoyan los resultados obtenidos

El producto final de una auditoría es la opinión relativamente breve del auditor. Las declaraciones son lo que ven la gerencia, los acreedores y los inversionistas de la compañía. La mayoría de las personas nunca ven el gran volumen de documentos de trabajo, pero esto no significa que los documentos de trabajo no sean importantes. Por el contrario, son la base de la opinión de la auditoría y ayudan a los auditores durante y después de la auditoría. Los documentos de trabajo representan el único registro documentado de lo que se hizo y lo que el auditor encontró. La única forma en la que el auditor puede reconstruir lo que se hizo es a través de la memoria o refiriéndose a los documentos de trabajo, y el paso del tiempo o las circunstancias posteriores probablemente cuestionarán la confiabilidad de la memoria del auditor.

La metodología expresada en la construcción de papeles de trabajo es la impronta que los profesionales en Contaduría tienen, conocen y manejan para sustentar su trabajo de auditoría; a la vez le proporciona un orden y desarrollo lógico y coherente de todas sus actuaciones.

Concepto.- “Son el conjunto de documentos, planillas o cédulas, en las cuales el auditor registra los datos y la información obtenida durante el proceso de Auditoría, los resultados y las pruebas realizadas. Los papeles de trabajo también pueden constituir la información almacenada en cintas, películas u otros medios, y puede habilitarse  sobre listados, y fotocopias de documentos claves de la organización, sin incurrir a exceso de copiar todo el archivo”.

Los papeles de trabajo incluyen, entre otros, las siguientes informaciones:

• Información referente a la estructura orgánica de la entidad examinada.
• Extractos o copias de documentos legales importantes, convenios, y estatutos.
• Información concerniente al entorno económico y legislativo dentro de los que opera la   entidad.
• Evidencia del proceso de planeamiento,
• incluyendo programas de auditoría y cualquier cambio al respecto.
• Evidencia de la comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno.
• Evidencia de evaluaciones de los riesgos inherentes y de control.
• Evidencia sobre la evaluación del trabajo de auditores internos y las conclusiones alcanzadas.
• Evidencia de que los trabajos realizados por los auxiliares fue supervisado y revisado.
• Análisis de transacciones y balances.
• Análisis de tendencias e índice importantes.
• Un registro de la naturaleza, tiempo y grado de los procedimientos de auditoría desarrollados y de los resultados de dichos procedimientos.
• Una indicación sobre quien desarrolló los procedimientos de auditoría y cuando fueron desarrollados.
• Copias de comunicaciones con otros auditores, expertos y otras terceras partes.
• Copias de cartas o notas referentes a asuntos de auditoría comunicados, o discutidos con la entidad, incluyendo los términos del trabajo y las debilidades sustanciales en control interno.
• Cartas de presentación recibidas de la entidad.
• Conclusiones alcanzadas por el auditor, concernientes a aspectos importantes de la auditoría, incluyendo cómo se resolvieron los asuntos excepcionales o inusuales, revelados por los procedimientos del auditor.
• Copias de los estados financieros, dictamen u otros informes del auditor

De acuerdo con la Norma Internacional de Control de Calidad (NICC), emitida por la Federación Internacional de Contadores (IFAC, por sus siglas en inglés), el quinto elemento de un sistema de control de calidad contempla la inclusión de políticas y procedimientos relacionados con la forma en la que se deben ejecutar los trabajos, de modo tal que se asegure que se hacen uniformemente y con calidad. Veamos algunas de ellas.

• Cada papel de trabajo debe contener como mínimo: objetivo, procedimientos, resultados y conclusiones
• Se debe indicar la fecha o período del trabajo de auditoría
• La documentación debe responder a los procedimientos y objetivos planteados
• Cada papel de trabajo debe contener la fuente de los datos revisados
• La conclusión debe estar de acuerdo con los objetivos planteados
• La documentación debe quedar totalmente amarrada con sumarias, anexos u otros papeles
• La documentación debe ser completa, concreta, fácil de entender y no redundante
• En caso de un litigio, ese papel puede ser utilizado como defensa nuestra
• Cualquier persona la puede entender. (Ejemplo: un abogado). ―»los papeles de trabajo deben hablar»
• Los papeles de trabajo en cada fase de auditoría son finalizados y revisados de forma oportuna
• Es recomendable la existencia de políticas para efectuar revisiones de calidad del trabajo efectuado antes de que se entreguen los reportes
• La documentación debe quedar firmada por la persona que la elabora y la persona que la revisa con la fecha en la que se completó cada trabajo
• Todos los temas deben quedar totalmente cerrados
• El papel de trabajo debe permitir reconstruir la prueba
• Los papeles que anexamos deben ser realmente relevantes
• En la documentación no es necesario incluir los borradores de papeles de trabajo y de estados financieros, notas que reflejen razonamientos incompletos o preliminares
• Los hallazgos deben quedar en los respectivos papeles de trabajo (diferencias de auditoría, recomendaciones, temas críticos, etc.)
• La evidencia de revisión de impuestos, certificaciones y otros requerimientos, es archivada y está disponible en caso de que surjan reclamaciones
• La documentación del auditor debe quedar almacenada en medios electrónicos o papel
• Deben existir políticas de archivo y retención de los papeles de trabajo que se utilizaron para documentar el reporte emitido
• Los papeles de trabajo, en lo posible, deben ser preparados y revisados durante el transcurso de la visita con el fin de evitar que queden incompletos
• La extensión de los papeles de trabajo va de acuerdo al juicio profesional de cada auditor.

Hasta Pronto.