¿Cuáles son los trámites para formalizar y hacer crecer su negocio?

Para obtener su patente municipal y el permiso de salud, una fisioterapeuta tuvo que alquilar y acondicionar un local en pleno centro de Heredia. Sin embargo, el trámite se alargó, y ella no pudo seguir pagando la mensualidad sin recibir ingresos. Una situación similar le ocurrió a un bar ubicado al frente. Su dueño logró sostenerse por más de un año, realizando las inversiones necesarias que le solicitaron en el local.

Este tipo de situaciones son comunes para muchas personas emprendedoras. En general, las autoridades, impulsadas por la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE), han tomado medidas para simplificar trámites y reducir plazos. El Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC) ha anunciado dos iniciativas recientes en este sentido. Primero, organizó un encuentro con municipalidades de Costa Rica para promover la implementación de herramientas de mejora regulatoria y lanzó un plan piloto con la aplicación Le Dejamos Trabajar, la cual eliminó 147 cuellos de botella. Además, el pasado viernes 27 de septiembre, el MEIC informó sobre la entrada en vigencia del Reglamento para la Aplicación de la Base Ajustada al Salario para Microempresas en el Seguro de Salud, brindando condiciones favorables de aseguramiento para microempresas y emprendedores.

Con este reglamento, al momento de la inscripción patronal, las microempresas o emprendimientos con una planilla igual o menor a cinco trabajadores acceden a la Base Ajustada al Salario (BAS) durante sus primeros 12 meses. Esto permite tanto al empleador como a sus empleados disfrutar del seguro de salud. No obstante, los emprendedores deben ser conscientes de que estas son medidas dentro de un proceso largo en un país donde la burocracia y los trámites son constantes para abrir y operar un negocio.

“La formalización es el único camino para crecer. Un negocio informal llega rápidamente a un punto donde el emprendedor debe decidir si formalizarse”, comentó Yajaira Chung, fundadora de Papeleo, una firma especializada en asesorar a emprendedores y profesionales independientes sobre los trámites necesarios. Chung participó en el tercer episodio del videopodcast Guía para Emprender, disponible en YouTube, Spotify y Apple Podcast.

Un estudio de la OCDE, presentado en julio pasado, ubicó a Costa Rica en el último lugar del ranking de 47 economías para abrir un negocio, debido a la complejidad de los trámites ante las instituciones públicas. Los retos incluyen la simplificación de requisitos administrativos, la reducción de barreras de entrada, permisos y plazos, y la mejora en la gobernanza de las entidades estatales. “Costa Rica tiene un desempeño bastante inferior al promedio de la OCDE, pero ha habido mejoras desde 2019”, señala el informe.

En 2021, por ejemplo, se implementó el uso de la declaración jurada para facilitar la apertura de negocios, lo que permitió simplificar 74 trámites en 27 instituciones. Sin embargo, los altos costos administrativos y la extensa tramitología siguen siendo factores que favorecen el crecimiento del sector informal. Según datos del Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC), existen 869,000 personas en el sector formal, de las cuales la mitad opera en la informalidad. Además, hay cerca de 400,000 microempresas domiciliarias. La informalidad limita el crecimiento de estos negocios, su capacidad para vender a grandes empresas o exportar, y también conlleva riesgos como el cobro retroactivo de impuestos por parte de Hacienda, cierre del negocio o multas.

Incluso si el emprendedor decide mantener el negocio a un nivel limitado de ingresos, la formalización le permitiría aprovechar oportunidades de negocio. “La falta de un requisito puede hacer perder una oportunidad de ventas”, señaló Chung, quien también admitió que formalizarse conlleva costos y tiempo. Además de los trámites, es necesario contratar contadores o abogados para preparar documentos requeridos y enfrentar los costos de permisos y licencias. Entre los trámites básicos están la inscripción en el Régimen Simplificado o Tradicional de la Dirección General de Tributación, la póliza de seguro de salud, el permiso de funcionamiento del Ministerio de Salud y la patente municipal, incluso para profesionales independientes. Dependiendo del tipo de negocio, como alimentos o cosméticos, se requiere también el registro sanitario y el cumplimiento del Reglamento Técnico Centroamericano.

El paso clave es informarse y asesorarse con cámaras empresariales o profesionales especializados para conocer los trámites necesarios.

Nuestro comentario:

Este artículo destaca los desafíos que enfrentan los emprendedores y empresarios en Costa Rica al abrir y formalizar sus negocios debido a la tramitología y altos costos administrativos, pero también resalta las recientes iniciativas del Ministerio de Economía para simplificar estos procesos, como la implementación de la aplicación Le Dejamos Trabajar y el reglamento para la Base Ajustada al Salario (BAS). A pesar de estas mejoras, formalizarse sigue siendo un reto importante para muchos, especialmente para las microempresas que operan con recursos limitados. La noticia pone de relieve el impacto de la informalidad, que no solo limita el crecimiento de los negocios, sino que también impide el acceso a nuevas oportunidades y mercados.

Frente a esto, es crucial que los empresarios y emprendedores no solo se enfoquen en cumplir con los trámites básicos, sino que también exploren ideas adicionales para fortalecer sus negocios. Por ejemplo, adoptar herramientas tecnológicas como plataformas de gestión administrativa y financiera podría ayudar a automatizar procesos y ahorrar tiempo. Además, la formación continua en áreas como marketing digital, ventas en línea y comercio internacional permitiría a los emprendedores diversificar sus ingresos y acceder a mercados globales. Participar en redes de apoyo empresarial o cámaras de comercio también ofrece oportunidades de colaboración y acceso a recursos, asesoría y contactos útiles. Estas acciones no solo permiten una mayor eficiencia en la operación diaria, sino que también preparan a los negocios para enfrentar mejor los retos que la formalización conlleva.

Este enfoque integral, que incluye tanto el cumplimiento de los trámites necesarios como la innovación en la gestión y el crecimiento del negocio, ayudará a los emprendedores a estar mejor preparados para competir en un entorno donde la formalización no es solo una necesidad, sino una oportunidad para crecer y acceder a más beneficios.

Para formalizar y hacer crecer un negocio en Costa Rica, según lo detallado en la noticia, se deben seguir los siguientes pasos clave:

1. Alquiler y acondicionamiento del local: Antes de iniciar los trámites, es necesario contar con un espacio adecuado para operar el negocio, en caso de requerir un local físico. Esto puede implicar la inversión en acondicionamiento según las regulaciones específicas de cada actividad.
2. Obtener la patente municipal: Este es un requisito indispensable para operar legalmente dentro del municipio. Debe tramitarse en la municipalidad correspondiente, y puede involucrar varias etapas dependiendo de la ubicación y el tipo de negocio.
3. Permiso de funcionamiento del Ministerio de Salud: Este trámite es esencial para garantizar que el negocio cumple con las condiciones higiénicas y sanitarias necesarias. Aplicable a negocios de diversa índole, desde alimentos hasta actividades de salud.
4. Inscripción en la Dirección General de Tributación: Dependiendo del tipo de negocio, se puede optar por el Régimen Simplificado o el Régimen Tradicional. Esto asegura que el negocio esté formalmente registrado para cumplir con las obligaciones fiscales.
5. Póliza de seguro de salud (CCSS): Con el reciente reglamento del MEIC, las microempresas con hasta cinco empleados pueden acogerse a la Base Ajustada al Salario (BAS) durante los primeros 12 meses, lo cual reduce los costos de aseguramiento para emprendedores y trabajadores.
6. Registro sanitario y cumplimiento de normativas específicas: Negocios que trabajan con alimentos, cosméticos u otros productos regulados deben cumplir con normativas específicas, como el registro sanitario y el Reglamento Técnico Centroamericano.
7. Contratar asesoría especializada: Es recomendable contar con profesionales, como contadores y abogados, para gestionar los trámites legales y fiscales. También es útil asesorarse con cámaras empresariales que puedan guiar en el proceso de formalización.
8. Uso de herramientas tecnológicas: Para facilitar la gestión administrativa y financiera del negocio, se recomienda el uso de plataformas que ayuden a automatizar procesos y ahorrar tiempo, como sistemas de facturación electrónica, inventario y contabilidad.
9. Formación continua: Capacitarse en áreas como marketing digital, comercio electrónico y comercio internacional puede ayudar a diversificar las fuentes de ingreso y acceder a nuevos mercados.
10. Redes de apoyo y colaboración: Participar en cámaras de comercio y redes empresariales puede brindar acceso a asesoría, recursos y contactos útiles para el crecimiento y desarrollo del negocio.