Reglamento sobre Comprobantes Electrónicos en Costa Rica – Versión 4.4
Introducción
La transformación digital en la administración tributaria ha revolucionado la manera en que los contribuyentes y las autoridades fiscales gestionan la información financiera. La implementación de los comprobantes electrónicos representa un avance significativo en la eficiencia, transparencia y seguridad de las transacciones comerciales. Con la adopción de tecnologías como el formato XML y la firma digital, se ha logrado optimizar el control fiscal, minimizar la evasión y garantizar una trazabilidad confiable de los documentos electrónicos.
Este reglamento tiene como propósito establecer las normas y directrices para el uso de la facturación electrónica en Costa Rica, asegurando que tanto empresas como profesionales cumplan con sus obligaciones tributarias de manera ágil y efectiva. A lo largo de este documento, se detallan los principales cambios incorporados en la versión 4.4 de los comprobantes electrónicos, destacando mejoras en validaciones, seguridad, trazabilidad y la integración con nuevas plataformas de pago digital.
La modernización de los sistemas tributarios no solo responde a una necesidad regulatoria, sino que también impulsa la competitividad de los negocios, reduciendo costos administrativos y promoviendo el uso de herramientas digitales en la gestión financiera. En este contexto, es fundamental que los contribuyentes comprendan y adopten estas mejoras para optimizar sus procesos contables y fortalecer la relación con la Administración Tributaria.
Capítulo I: Disposiciones Generales
Artículo 1: Objeto
(Reglamento N.º 44739-H, publicado en La Gaceta N.º 210 el 8 de noviembre de 2024, en cumplimiento de la Ley N.º 9635)
Este reglamento establece las normas para el uso de comprobantes electrónicos en Costa Rica, regulando su emisión, entrega, confirmación y almacenamiento. Su implementación busca modernizar el sistema tributario, garantizando mayor eficiencia, seguridad y transparencia en las transacciones comerciales. Además, la factura electrónica facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales tanto para la Administración Tributaria como para los contribuyentes.
Artículo 2: Antecedentes de la Factura Electrónica en Costa Rica
La factura electrónica se introdujo en Costa Rica en 2009 como un proyecto piloto liderado por la Dirección General de Tributación (DGT), con el objetivo de modernizar el sistema tributario y reducir la evasión fiscal. En 2017, su uso se hizo obligatorio para ciertos sectores, expandiéndose progresivamente hasta abarcar todas las actividades económicas en 2019, con la entrada en vigor de la Ley del Impuesto sobre el Valor Agregado (Ley N.º 9635, Artículo 2). Desde entonces, la normativa ha evolucionado con nuevas regulaciones y mejoras tecnológicas para optimizar la fiscalización y la interoperabilidad de los sistemas, asegurando un mayor control y precisión en la gestión tributaria.
Artículo 3: Definiciones
Para una mejor comprensión del reglamento, se definen los siguientes términos clave:
- Administración Tributaria: Entidad responsable de la administración y control de los tributos en Costa Rica.
- Comprobante Electrónico: Documento digital en formato XML que certifica la compra o venta de bienes y servicios, cumpliendo con los estándares establecidos por la Administración Tributaria.
- Emisor Receptor Electrónico: Persona física o jurídica autorizada para emitir y recibir comprobantes electrónicos.
- Comprobante Provisional por Contingencia: Documento físico preimpreso utilizado cuando el sistema de emisión electrónica presenta fallas. Debe regularizarse en un máximo de 48 horas para evitar sanciones.
- Recibo Electrónico de Pago (R.E.P.): Nuevo tipo de comprobante digital obligatorio para facturas a crédito, especialmente relevante para facturación con instituciones del Estado. Este recibo respalda las declaraciones del IVA al registrar el impuesto cuando se recibe el pago.
Artículo 4: Obligación del Uso de Factura Electrónica
El uso de la factura electrónica es obligatorio para los siguientes contribuyentes:
- Grandes contribuyentes y grandes empresas territoriales: Desde el 2017, este sector está obligado a emitir comprobantes electrónicos.
- Pequeñas y medianas empresas (PYMES): Se integraron progresivamente al sistema hasta el 2019.
- Profesionales independientes y trabajadores por cuenta propia: Desde el 2018, deben emitir facturas electrónicas para documentar sus ingresos.
- Instituciones gubernamentales y proveedores del Estado: Para garantizar la transparencia en sus transacciones, deben emitir y recibir comprobantes electrónicos.
Excepciones al Uso de la Factura Electrónica
- Contribuyentes bajo el régimen de tributación simplificada: Exentos de emitir facturas electrónicas, aunque pueden optar por hacerlo voluntariamente.
- Personas físicas sin actividad lucrativa registrada: No están obligadas a emitir comprobantes electrónicos.
- Casos de ventas ocasionales: Si una persona realiza ventas de manera no habitual, no se le exige el uso de comprobantes electrónicos.
Artículo 5: Cambios Significativos en la Versión 4.4
La versión 4.4 de los comprobantes electrónicos introduce las siguientes mejoras clave:
- Optimización del formato XML.
- Nuevos códigos de impuestos y actualización del CABYS.
- Mayor trazabilidad en la validación y corrección de comprobantes electrónicos.
- Refuerzo en la seguridad de la firma digital.
- Registro de múltiples destinatarios.
- Integración con medios de pago electrónicos como SINPE Móvil.
- Mejoras en la gestión de notas de crédito y débito.
- Incorporación del Recibo Electrónico de Pago (R.E.P.).
- Registro obligatorio de medicamentos.
Artículo 6: Fechas Clave de Implementación
- 1 de abril de 2025: Inicio del período de convivencia de versiones 4.3 y 4.4, permitiendo la transición gradual.
- 1 de septiembre de 2025: Fecha obligatoria para la implementación total de la versión 4.4.
Resumen Final de Cambios Relevantes en la Versión 4.4
- Optimización del formato XML para mejorar la eficiencia en la transmisión y almacenamiento de los comprobantes.
- Actualización del catálogo CABYS y nuevos códigos de impuestos para reflejar cambios normativos y facilitar la clasificación de productos y servicios.
- Mayor trazabilidad en la validación y corrección de comprobantes electrónicos, asegurando un mejor control sobre los documentos emitidos y recibidos.
- Refuerzo en la seguridad de la firma digital, fortaleciendo la integridad y autenticidad de los comprobantes.
- Registro de múltiples destinatarios en la emisión de comprobantes electrónicos, permitiendo el envío automático a varios correos electrónicos.
- Integración con medios de pago electrónicos, incluyendo SINPE Móvil como opción reconocida en las transacciones.
- Mejoras en la gestión de notas de crédito y débito, optimizando su uso para correcciones y ajustes contables.
- Incorporación del Recibo Electrónico de Pago (R.E.P.), facilitando la validación de pagos en operaciones comerciales.
- Registro obligatorio de medicamentos, garantizando la identificación y trazabilidad de estos productos.
- Identificación de proveedores no domiciliados en la Factura de Compra, mejorando el control de transacciones con proveedores extranjeros.
- Incorporación del código de la Dirección General de Aduanas (DGA) en el registro fiscal de bebidas alcohólicas, conforme a la Ley N.° 8707, para fortalecer el control fiscal y prevenir fraudes en su comercialización.
- Modificación de la actividad económica del emisor por línea de detalle, permitiendo mayor flexibilidad en la facturación de negocios con múltiples actividades.
- Nueva sección para desglosar productos en surtidos, combos o paquetes, facilitando su identificación y control fiscal.
- Codificación estandarizada de los tipos de descuento, clasificándolos en:
- Comercial: Aplicado en promociones o ventas a mayoristas.
- Regalía: Productos entregados gratuitamente en campañas promocionales.
- Bonificación: Productos otorgados como parte de acuerdos comerciales.
- Por temporada: Descuentos aplicados en periodos específicos.
- Por volumen: Reducción de precio en función de la cantidad adquirida.
- Nuevo campo para “Impuestos asumidos por el negocio”, con tres categorías principales:
- Regalías o bonificaciones: Permite especificar impuestos aplicados a productos entregados gratuitamente.
- IVA cobrado a nivel de fábrica: Indica el IVA aplicado antes de llegar al minorista.
- Impuestos específicos: Se refiere a tributos diferenciados, como los aplicados a bebidas alcohólicas y tabaco.
- Información de referencia obligatoria en la Factura Electrónica de Compra, mejorando la trazabilidad y reduciendo errores en la contabilidad de créditos fiscales.
- Sección para endoso de facturas, permitiendo la transferencia de derechos sobre un comprobante electrónico a terceros.
La evolución de los comprobantes electrónicos en Costa Rica refleja un compromiso con la modernización y la digitalización del sistema tributario. La versión 4.4 introduce mejoras que no solo fortalecen el control fiscal, sino que también ofrecen a los contribuyentes herramientas más eficientes para la gestión de su información financiera.
La incorporación de nuevas validaciones, el refuerzo en la seguridad de la firma digital, la integración con medios de pago electrónicos y la optimización de la trazabilidad de los documentos son avances que garantizan una mayor transparencia y confiabilidad en los procesos de facturación.
Es crucial que los contribuyentes adopten estas mejoras tecnológicas y se mantengan actualizados sobre los cambios normativos. La facturación electrónica no solo facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales, sino que también impulsa la competitividad y sostenibilidad de los negocios en un entorno cada vez más digitalizado. Adaptarse a esta transformación es una oportunidad para optimizar procesos, mejorar la gestión financiera y contribuir al fortalecimiento del sistema tributario nacional.
Firma
Jorge Gutiérrez Guillén
Contador Público Autorizado
JGutierrez Auditores Consultores S.A.
Correo: jgutierrez@consultoresjg.com
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