Auditoría e Investigación Forense

“El elemento más preciado de un auditor o investigador forense es su CREDIBILIDAD, la cual se gana con experiencia e investigaciones profundas e irrefutables.

Son dos conceptos conocidos en el mundo para definir las obligaciones, responsabilidades y metodologías en la reconstrucción de un delito o acto que contraviene leyes y normas.

Definiciones:

Auditoría: Es el examen crítico y de cumplimiento que realiza una persona o grupo de personas independientes.

Forense: del Latín: Relativo al Foro. Traducido a la actividad forense significa adecuado para su uso en la corte. Para efectos prácticos el concepto de Forense es relativo a hechos ocurridos o consumados.

Investigación: Actividad humana orientada a la obtención de nuevos conocimientos y su aplicación para la solución de problemas o interrogantes.

La auditoría forense se concentra en la revisión de normas o procesos que fallaron o se incumplieron por acción o por omisión y determinar las causas raíz que motivaron o permitieron los incumplimientos o desviaciones.

Como parte de las responsabilidades del auditor está la de proponer mejoras o controles a las diferentes áreas para que los elementos que motivaron la causa raíz no se repitan; aunado a esto, dará seguimiento a la implementación y cumplimiento en tiempo y forma a las mejoras y controles propuestos en estrecha coordinación con el negocio o área afectada.

La investigación forense complementa y/o se complementa de la Auditoria Forense con el fin de contestar los cinco principales interrogantes de una investigación (conocidas como las 5Qs: qué, quién, etc). La investigación forense debe concentrar sus esfuerzos de búsqueda en contestar principalmente el COMO, es decir, aquellos elementos usados, manipulados, modificados o falsificados durante la comisión del hecho.

La auditoría forense y la investigación forense se deben complementar para cumplir los siguientes objetivos principales: evitar que los hechos vuelvan a ocurrir, minimizar el riesgo futuro y preparar un caso sólido, contundente y con pruebas irrefutables para las acciones legales a que haya lugar.

El investigador forense se apoya de otras disciplinas como el análisis forense de cómputo o cibernético, grafología, documentoscopía, dactiloscopía, análisis de tintas, sellos, etc.

La investigación forense requiere de los siguientes pasos en estricto orden:

1. Recepción del caso por cualquier medio.
2. Registro del caso en el correspondiente repositorio con las características adecuadas para identificación del mismo y co-relación con otros.
3. Análisis documental (documento real vs documento falso) y de sistemas (manipulación, fabricación, registros, etc) para armar el caso de acuerdo con la línea de tiempo, es decir extraer y plasmar todos los elementos que permitan determinar COMO se dio el caso.
4. Integrar otros elementos aportados por peritos en diferentes disciplinas.
5. Entrevistas exploratorias a los responsables por acción o por omisión.
6. Acciones “de campo” que se requieran para complementar el caso.
7. Entrevistas al inculpado o responsable directo para determinar grado de responsabilidades, dolo, confesión y restitución.
8. Informe final, el cual debe contener como mínimo:

• Antecedentes = cómo nace el caso, quién lo reporta, etc.
• Estrategia= etapas y pasos que se prepararon para la obtención de evidencias.
• Entrevistas= plasmar lo que cada persona en los diferentes grados de conocimiento o responsabilidad dieron a conocer.
• Evidencias= todos los elementos estudiados, analizados o encontrados que sean concluyentes e irrefutables que hicieron parte de la comisión del hecho.
• Hallazgos= se deriva de las pruebas obtenidas de las evidencias y entrevistas.
• Conclusiones= con base en el proceso de investigación desarrollado se determinan todos los actores y factores que permitieron la comisión del hecho y el sustento tomado de los elementos probatorios.
• Con frecuencia se encuentra que el área de auditoría realiza investigaciones o tiene un área de investigaciones dentro de la misma; esto contraviene el principio de independencia, pues en todas las áreas en donde hay fraude, desviaciones o incumplimientos, en el pasado han sido auditadas sin encontrarse nada o sin darse seguimiento a los hallazgos.

Quiere decir que en estos casos, el área de auditoría es juez y parte y se constituye en un conflicto de interés latente, es por ello que se recomienda que las áreas de auditoría y de investigaciones sean independientes y no tengan las mismas líneas de reporte.

Qué esperamos de una investigación:

Que sea rápida, concluyente, con elementos probatorios y que nos demuestre y que exponga la verdad histórica de hechos reales para la debida toma de decisiones.

Se han encontrado las siguientes áreas de oportunidad en las investigaciones hechas por áreas de auditoría:

• Se concentran en el cumplimiento de procesos y no en la autenticidad de la información aportada dentro del proceso.
• Tienen un mar de conocimientos pero de un centímetro de profundidad. Los Auditores deben ser especialistas en el proceso o en el producto y no toderos.
• Con frecuencia presentan apreciaciones personales en sus dictámenes acompañados de las palabras “aparentemente”, “posiblemente”, “presuntamente”, “es posible que….”. Lo que no se puede probar, debe exponerse de esa forma y por ningún motivo presentar conclusiones personales o sin sustento probatorio.
• No desarrollan una estrategia previa al desarrollo de la investigación lo que deja investigaciones incompletas y llenas de vacíos que no aportan elementos sustanciales para la toma de decisiones por parte del negocio.
• Ignoran que el negocio es experto en sus procesos, sistemas y productos y el auditor al presentar sus dictámenes, y desconocer a fondo lo que debe auditar, queda expuesto ante el negocio y quienes tienen que tomar decisiones.
• No se actualizan ni aprovechan los diferentes foros y nuevas tecnologías para mantenerse a la vanguardia, quedándose en el pasado, con conceptos y métodos que ya no son vigentes.

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