Consejos útiles para operar con Factura Electrónica
Profesionales y pymes:
Tanto los profesionales independientes como los pequeños negocios deben prepararse, pues la factura electrónica podría implicar cambios en la forma de operar.
- Capacítese.
Es necesario informarse, preguntar y conocer sobre emisión y recepción, comprobante provisional de contingencia, tipos de comprobantes electrónicos, flujo de información y los documentos, respuestas de aceptación y rechazo (total o parcial). German Morales, socio director de la firma Grant Thornton, recordó que los contribuyentes tienen la responsabilidad, ante sus clientes y usuarios, por el uso o destino que se haga de la información que mantienen.
- Revise fechas.
Revise los calendarios o cronogramas publicados por Tributación. En el ATV debe inscribirse para usar la factura electrónica como emisor-receptor y modificar el formulario D-140. Al hacer esta inscripción se genera un comprobante de inscripción y la firma criptográfica (que será necesaria a la hora de instalar o suscribirse a un sistema facturador).
- ¿Cuántas facturas genera?
Tenga clara la cantidad de comprobantes electrónicos que genera su negocio por semana, mes y año. Contemple la cantidad de facturas electrónicas y de notas de débito o crédito para corregir errores. Los proveedores de servicios ofrecen paquetes o planes con cantidades distintas de documentos electrónicos. Cada factura o nota se contabiliza como un documento generado.
- Evalúe opciones.
Estudie al menos tres opciones de proveedores de sistemas o servicios de facturación. Hay empresas con servicios especializados según la actividad económica y también algunas se ajustan a la realidad de los negocios o de las actividades profesionales. Pregunte a sus colegas cuáles usan y los resultados obtenidos, solicite periodo de pruebas y revise las características de las empresas proveedoras. Cotice y compare las tarifas. La Asociación GS Uno cuenta con un listado de 24 empresas que forman parte del Comité Nacional de Factura Electrónica y a los que le brinda un sello de garantía. Recuerde que Hacienda no certificó a ningún proveedor de sistemas o servicios de facturación.
Dunia Zamora, fiscal del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, aconsejó pedirle al su proveedor que lo acompañe en el proceso de instalación del servicio.
| Guía de proveedores |
| Algunas de las firmas que ofrecen servicios y sistemas de facturación electrónica en el país y sitios web para contactarlas: |
| Almamater de Centroamérica: edi.co.cr |
| AVD Internacional: avdinternacional.com |
| Cewtec Seguridad TI: cewtec.com |
| CR Advanced Consulting: crconsulting.co.cr |
| Cyberfuel: facturaenlineacr.com y facturaprofesional.com |
| Edicom: edicomgroup.com |
| ekomercio: ekomercio.com.mx |
| Facturación Electrónica: facelcr.com |
| Factura Tributaria: actualidadtributaria.com |
| Fygaro: fygaro.com |
| Gosocket: gosocket.net |
| Gestión en Tecnología e Información (GTI): facturaelectronica.cr o gticr.com |
| Grupo Diverscan grupodiversan.com |
| Grupo Naby facturaelectronicanaby.com |
| Huli: hulipractice.com |
| ID Activos: idactivos.com |
| Intercambio Electrónico de Datos (Inedalt): ineldat.com |
| Logical Data: ld.co.cr |
| Lógica Digital: logica.cr |
| Ministerio de Hacienda: Hacienda.go.cr |
| Neo Tecnologías: neotecnologias.com |
| NG Technology: ng.cr |
| Procom Tech Group: procom.co.cr |
| Ricoh: solucionesricohcr.cr |
| Signature: southconsulting.com |
| Siku: sikucr.com |
| Sisnet: sisnet.co.cr |
| Soluciones Integrales en Tecnología (Sitsa): sitsacr.net |
| Softland: softland.cr |
| Tecapro: tecapro.com |
| TI Consultores: ti-consultores.com |
| Unbilling: unbilling.com |
| Fuente: Ministerio de Hacienda, GS Uno y firmas que respondieron. |
- Estudie el impacto.
Fíjese si al usar la factura electrónica se requiere algún cambio en la operación de su negocio o su contabilidad. Recuerde que hay sistemas que se integran con la contabilidad y hay servicios que ofrecen la facturación y el software administrativo contable integrados.
- Almacenamiento y respaldos.
Determine si el almacenaje de los comprobantes electrónicos lo realizará usted en servidores de su negocio o en servicios en la nube (a través de Internet) o si lo hará el proveedor. Tanto si usted guarda los archivos como si el proveedor se encarga, defina cuál será el respaldo que tendrá y en cuál servicio mantendrá este respaldo, en caso de una eventual ruptura de contrato con el proveedor, desaparición de éste o fallo de los servidores.
- No entregue datos a desconocidos.
Ni el Ministerio de Hacienda ni Tributación están llamando a los contribuyentes para citas o para solicitar sus datos bancarios. Algunos usuarios han reportado que reciben llamadas de desconocidos con promesas de ayuda para factura electrónica y haciéndose pasar por funcionarios de Tributación, incluso. Las autoridades han advertido que se trata de intentos de timos. Tributación únicamente está notificando a los contribuyentes que deberían estar usando la factura electrónica, pero no están cumpliendo. La notificación es al correo electrónico y no se solicita ningún dato personal.
- Mantenga el control.
Usted debe mantener el control de lo que se haga en el sistema de la ATV del Ministerio de Hacienda y en el software de facturación. No se lo entregue completamente al contador o a otra persona, pues ante Tributación es usted el responsable. Si le da acceso a otra persona al sistema ATV o al sistema de facturación debe poder ingresar, revisar lo que se hace ahí y cambiar las claves, contraseñas y atribuciones en caso requerido. También recuerde que es usted o el encargado de compras, no su contador, quien debe aceptar o rechazar las facturas y los otros comprobantes electrónicos.
El Financiero
