Elementos a considerar ante un Levantamiento de Activo Fijo

Dada la importancia de la cuenta de Propiedad, Planta y Equipo dentro de los estados financieros de una compañía, el levantamiento del activo fijo, debe realizarse adecuadamente. Es por eso que le presentamos una pequeña guía que les servirá como base para llevar a cabo el proceso de manera exitosa.

Preparación del conteo: Dentro de la etapa de planificación del conteo es necesario contemplar la definición de activo, tipos activos, modelo de conteo, así como la información a recolectar para cada uno los activos.

Definición de Activo: Se refiere a los activos que se incluirán dentro del conteo tomando como base la política contable.

Tipo de activos: Se refiere a la clasificación según la naturaleza del activo, es decir, mobiliario y equipo, herramientas, edificios, etc.

Información a recolectar: Contempla los campos e información que se debe recabar respecto a cada activo como la ubicación, responsable del activo, estado del activo, placa asignada, nueva placa asignada en caso de no tener, etc.

Modelo de Conteo: Se debe determinar si lo que se quiere es realizar una conciliación del auxiliar de activo fijo, a la contabilidad para tomar como base este o realizar un conteo desde cero que incluya todos los activos.

Ejecución del Conteo: Durante el desarrollo del conteo se pueden encontrar activos que están en los libros contables pero su ubicación es incierta, es decir, no se puede corroborar su existencia física y  activos que tienen una ubicación física pero no están registrados en los libros contables.

Informe de Resultados:

Conciliación de los registros contables con la toma física

Una vez terminado el conteo se procederá a realizar la conciliación con los registros contables, sin embargo para poder realizar dicha conciliación se deberá tener en cuenta que al terminar el contero de activo fijo que es probable que se tengan 3 tipos de situaciones en las listas de conteo:

Activos encontrados físicamente y que están registrados en los libros contables: De esta lista solamente se debe corroborar que se hayan realizado los asientos por depreciación correctamente sin haber omitido ningún periodo.

Activos encontrados físicamente y que no están registrados en los libros contables: De la lista se debe solicitar el valor de mercado y compararlo con el de compra (situación difícil debido a que si no se encontraba registrado en la contabilidad es probable que los documentos  se encuentre extraviados) para determinar el monto por el cual la depreciación ha estado subvaluada

Activos registros en los libros contables pero no encontrados físicamente (activos fantasmas): De la lista se debe determinar el plazo en el cual los activos fantasmas dejaron de funcionar o se dieron de baja para determinar cualquier ganancia en la venta (si el activo se vendió) y el monto que se ha estado depreciando de más en la contabilidad.

Una vez identificados los montos a ajustar se debe tomar como guía la NIC 8 políticas contables, cambios en las estimaciones contables y errores para ajustar los montos. Un último detalle a tomar en cuenta es el hecho que si se ha estado sobrevaluando la depreciación se deber corregir (rectificar) las declaraciones de renta presentadas al ministerio de hacienda.

Lic. Edgar Avendaño