Fundamentos del Análisis de Procesos

Toda organización se puede conceptualizar como un sistema de procesos interrelacionados entre sí, en una cadena de relaciones cliente – proveedor, donde se identifican aquellas funciones organizacionales, los macro procesos de la cadena de valor de la empresa, los  procesos básicos y subprocesos operativos y administrativos, ejecutados por las respectivas áreas funcionales de la empresa, así como sus componentes clave o actividades de trabajo, elementos relacionados con una situación problemática determinada.

Definiciones básicas

• Macroproceso: conjunto de procesos dentro de la función de la empresa que permite que ésta se realice, como  apoyo a los objetivos estratégicos organizacionales.  Por ejemplo :  macroproceso de reclutamiento, selección y contratación de personal.  En el siguiente nivel de ejecución se encuentran los procesos básicos.  Todo personal de jefatura o supervisión debe considerar adicionalmente el macroproceso “Momentos Directivos”, que engloba por ejemplo, las actividades administrativas de planificación, coordinación interdepartamental y similares.

• Proceso: serie de actividades lógicamente ejecutadas orientadas hacia la obtención de un resultado específico o particular (producto y/o servicio) de valor para un cliente (interno, externo) o usuario.  Un proceso puede estar formado o dividirse en otros procesos (subprocesos).

• Responsable del proceso: es aquella persona responsable de asegurar el óptimo desempeño del proceso y su correcta ejecución (jefe, supervisor, coordinador o encargado).

• Actividades: conjunto ordenado de tareas u operaciones de trabajo que conforman un proceso particular.

1. Definir el orden lógico (cronología) de las actividades de trabajo.
2. Establecer los responsables de las actividades: puestos, colaboradores.
3. Las actividades se pueden identificar y documentar según estos tipos genéricos:

• Recepción y análisis: evaluar los insumos.  Ejemplo, solicitudes de nuevo ingreso de materiales.
• Desarrollo y procesamiento: ejemplo procesamiento de la solicitud de materiales, con aplicación de tecnología (sistemas informáticos, ERP´s).
• Decisión: grados de variabilidad del proceso.  Ejemplo:  operaciones a realizar según el tipo de material solicitado.
• Entrega de resultados: materiales idóneos escogidos para cada proceso,  operación o actividad de trabajo.

• Entradas / insumos del proceso: elementos (recursos) aplicados o utilizados en la ejecución del proceso.  Por ejemplo:

a. Personas: roles, puestos, cargos.
b. Suministros, materiales, infraestructura, capital de trabajo, dinero.
c. Recursos tecnológicos o de información: elementos aplicados o utilizados en la ejecución del proceso (formularios, documentos, reportes, informes, programas informáticos (software), bases de datos, equipo informático (hardware), equipo de telecomunicaciones (teléfono celular, multimedia, satelital).

• Salidas del proceso: productos y/o servicios, entregables, efectos – consecuencias, resultados de valor para el cliente interno ó externo.  Por ejemplo:  candidatos reclutados, clientes afiliados o atendidos en forma eficiente; informes de auditoría generados.