Tiempo de respuesta y otros tres inconvenientes que todavía se enfrentan con la factura electrónica

Hay varios proveedores de software para generar facturas electrónicas. Algunos integran el sistema a las aplicaciones empresariales y otros también ofrecen apps para emitir comprobantes a los clientes desde cualquier lugar.

Al menos cuatro inconvenientes estarían enfrentando los contribuyentes y proveedores de sistemas de facturación electrónica, relacionados con el tiempo de respuesta para la validación de las facturas, el uso de la firma electrónica en equipos Mac, la complejidad del registro en el sistema de Tributación y la atención de las consultas.

Ni el Ministerio de Hacienda ni la Dirección General de Tributación respondieron la consulta enviada sobre los problemas que aún se presentan y mantienen el hermetismo.

Este 1° de marzo la factura electrónica es obligatoria también para profesionales y servicios en el sector legal. En lo que va del 2018 empezaron a utilizar ese comprobante digital los sectores de salud y de contabilidad y servicios administrativos.

“Desde el punto de vista del negocio, (un atraso de) 40 segundos es mucho tiempo para una dinámica comercial de atención al público o de alto nivel de facturas”, Gonzalo Sandstad, de Softland Costa Rica.

Tiempo de respuesta

Uno de los problemas detectados es el tiempo de respuesta o de validación de la factura electrónica. Cuando un contribuyente genera una factura electrónica, el sistema envía a Hacienda un archivo XML para su correspondiente validación. El paso es importante de cara al cliente y para los efectos contables de ambas partes.

«Varios proveedores de sistemas de facturación indican que se está produciendo un retraso en la información», indicó Luis Paniagua, asesor de comercio electrónico de la asociación empresarial GS-1.

El decreto sobre factura electrónica otorga un límite máximo de tres horas para la validación (aceptación o rechazo), y durante las pruebas este paso llegó a tardar hasta cinco minutos y en ambiente de producción (en funcionamiento) hasta un minuto.

«Desde el punto de vista del negocio, (un atraso de) 40 segundos es mucho tiempo para una dinámica comercial de atención al público o de alto nivel de facturas», advirtió Gonzalo Sandstad, gerente de ventas de Softland Costa Rica.

“Es muy importante que los usuarios sepan que deben seleccionar un proveedor que tenga experiencia en el tema de facturas electrónicas”. Andrés Navas, de Gurusoft.

Al menos el 5% de las facturas electrónicas podrían verse afectadas por el tiempo de respuesta lo que puede deberse al enlace de Internet que utilice el contribuyente, a la calidad de la conexión y interrupciones.

También puede deberse al navegador que utilice (Edge, Chrome, Firefox) o al sistema de facturación elegido.

Otra causa podría ser que la plataforma de Hacienda sufra problemas de conectividad o de carga, los cuales –dicen los proveedores– son «esporádicos».

«Es muy importante que los usuarios sepan que deben seleccionar un proveedor que tenga experiencia en el tema de facturas electrónicas», dijo Andrés Navas, gerente general de Gurusoft.

Navas indicó que el software de facturación debe ser capaz de “seguir buscando” la respuesta de Hacienda.

También es importante verificar que los puertos de comunicación estén habilitados, especialmente para aquellos clientes que usan un software on premise. Para evitar rechazos es clave contar y registrar la información clave del cliente.

Los sistemas de facturación electrónica, tanto los que se instalan en las computadoras como los que se usan a través de Internet en la nube, deben cumplir las condiciones del Ministerio de Hacienda.

Otro problema, indicado desde el inicio del proceso, es el inconveniente de usuarios de equipos Mac de Apple para utilizar la firma electrónica en las facturas.

La situación se daría con el software de Hacienda, pues al parecer utiliza otra tecnología que de momento no es soportada por Apple.

El Ministerio no ha dado respuesta sobre esta situación.

«Desconocemos si Hacienda planea resolver este problema en el corto plazo», dijo Steve Vega, CTO de Hulilabs.

El contribuyente también debe verificar si su proveedor brinda la facilidad, solicitarle la corrección o cambiar a uno que permita generar facturas desde computadoras personales o Mac y desde dispositivos móviles Android o iOS.

También deben asegurarse que el servicio o sistema contrato cumple los requerimientos de la norma de Hacienda, que sea fácil de usar, brinde seguridad a los datos almacenados y tenga soporte en caso requerido.

“El reto principal no es la parte técnica. Es el cambio en los procesos”, afirmó Luis Paniagua, de GS-1.

Adicionalmente hay contribuyentes que han tenido dificultades para el registro en el sistema de Administración Tributaria Virtual (ATV), en el sitio web de Hacienda, para la descarga de la llave criptográfica y para obtener el usuario y la contraseña.

El proceso de registro ha sido calificado como fácil por los proveedores, pero no para los contribuyentes. En estos casos las firmas de facturadores electrónicos pueden ayudarlos con guías, videos y asesoría.

 

Las firmas de servicios de sistemas de facturación también solicitan a Tributación que normalice la atención de consultas y soporte cuando se presentan problemas con la plataforma de Hacienda.