Transforma tu Equipo de Auditoría o Contabilidad con Feedback Positivo
Los cuatro modelos efectivos para dar retroalimentación de manera constructiva y orientada a resultados.
Modelo SCI (Situation, Complication, Impact)
Este modelo es útil para dar retroalimentación clara y directa, especialmente cuando se necesita abordar un problema específico. Se enfoca en describir una situación real, identificar la complicación o el desafío generado por un comportamiento y detallar el impacto que tuvo en el equipo o los resultados. Es un enfoque objetivo que evita suposiciones y se basa en hechos observables.
- Situation (Situación): Describe el contexto o escenario donde se observó el comportamiento. Es importante ser específico y referirse a un evento concreto.
- Complication (Complicación): Explica el desafío o problema que el comportamiento ocasionó. Esta etapa busca que la persona comprenda cómo su acción impactó negativamente en el flujo de trabajo o en la productividad.
- Impact (Impacto): Describe el efecto que tuvo el comportamiento en el equipo, proyecto o resultados. Esto puede incluir consecuencias directas o indirectas en el desempeño del equipo o en los plazos de entrega.
¿Cuándo aplicarlo?
Este modelo es ideal para dar feedback cuando es necesario abordar un problema específico de manera rápida y directa. Es especialmente útil cuando se observa un comportamiento que ha causado un problema tangible o una complicación en el flujo de trabajo. Su enfoque objetivo y basado en hechos lo hace perfecto para momentos donde se necesita claridad sin rodeos.
Ejemplo en un departamento contable:
«Durante la revisión mensual de los estados financieros (Situation), noté que no se incluyó el ajuste por depreciación en los informes finales (Complication), lo que generó un desfase en la presentación de los activos fijos y pudo haber afectado la precisión del reporte enviado a la gerencia (Impact).»
Modelo COIN (Context, Observation, Impact, Next steps)
Este modelo está diseñado para estructurar la retroalimentación de forma más completa, y también incluye un enfoque en los pasos a seguir. Es excelente para dar feedback constructivo, pues no solo señala el problema, sino que ofrece un plan de acción concreto.
- Context (Contexto): Describe el entorno o las circunstancias donde ocurrió el comportamiento.
- Observation (Observación): Proporciona una descripción objetiva del comportamiento observado, sin juicios personales.
- Impact (Impacto): Explica cómo el comportamiento afectó al equipo, proyecto o empresa.
- Next steps (Próximos pasos): Sugiere soluciones o acciones que la persona puede tomar para mejorar su comportamiento o mantener el resultado positivo.
¿Cuándo aplicarlo?
El modelo COIN es más adecuado cuando quieres dar una retroalimentación que no solo señale un comportamiento, sino que además ofrezca un plan de acción claro para mejorar o mantener el rendimiento. Es útil para sesiones de evaluación continua o cuando deseas promover el desarrollo profesional de tu equipo al proporcionar sugerencias constructivas y específicas.
Ejemplo en un departamento de auditoría:
«Durante la auditoría interna de la empresa (Context), observé que los informes presentados por tu equipo fueron muy detallados y bien organizados (Observation). Esto permitió que la auditoría avanzara sin contratiempos y que el cliente tuviera mayor confianza en nuestro trabajo (Impact). En futuras auditorías, sería útil incorporar una revisión adicional de los documentos de soporte antes de la entrega para evitar cualquier discrepancia menor (Next steps).»
Modelo GROW (Goal, Reality, Options, Way forward)
El modelo GROW se utiliza principalmente en coaching o cuando se trata de alcanzar metas a largo plazo. Permite establecer una conversación estructurada sobre el objetivo, la situación actual, las alternativas para alcanzar ese objetivo y los próximos pasos concretos.
- Goal (Meta): Definir claramente el objetivo o resultado que se desea alcanzar.
- Reality (Realidad): Analizar la situación actual, identificando obstáculos o desafíos que se presenten.
- Options (Opciones): Explorar las diferentes opciones disponibles para avanzar hacia el objetivo.
- Way forward (Próximos pasos): Determinar las acciones específicas que se deben tomar para avanzar y cumplir el objetivo.
¿Cuándo aplicarlo?
El modelo GROW es ideal cuando se desea trabajar en el establecimiento de metas a largo plazo o cuando se está abordando un proyecto estratégico. Es una herramienta poderosa en sesiones de coaching o planificación, ya que permite alinear los objetivos del equipo o del departamento con la realidad actual, explorando diversas opciones antes de definir los próximos pasos.
Ejemplo en un ambiente de auditoría:
«Nuestro objetivo para el próximo trimestre es reducir el tiempo de cierre de auditoría en un 20% (Goal). Actualmente, el equipo está enfrentando problemas con el volumen de datos y la falta de automatización de ciertos procesos, lo que alarga los tiempos de revisión (Reality). Una opción sería implementar nuevas herramientas de software para automatizar las conciliaciones y entrenar al equipo en su uso (Options). El siguiente paso sería investigar las mejores opciones de software y preparar un plan de capacitación para el equipo (Way forward).»
Modelo CEDAR (Context, Examples, Diagnosis, Action, Review)
El modelo CEDAR es útil para dar retroalimentación detallada, ya que no solo se enfoca en el comportamiento actual, sino también en el análisis de las causas del mismo. Este modelo es especialmente útil cuando se necesitan cambios más profundos o cuando es necesario un plan de seguimiento a largo plazo.
- Context (Contexto): Describe el entorno en el que ocurrió el comportamiento.
- Examples (Ejemplos): Proporciona ejemplos específicos y concretos del comportamiento observado.
- Diagnosis (Diagnóstico): Analiza las posibles causas detrás del comportamiento observado.
- Action (Acción): Establece las acciones o cambios necesarios para mejorar o mantener el comportamiento.
- Review (Revisión): Define un plan de seguimiento para evaluar el progreso.
¿Cuándo aplicarlo?
El modelo CEDAR es perfecto cuando se necesita realizar un análisis profundo de un comportamiento recurrente o cuando es necesario hacer cambios más profundos en el equipo. Es especialmente útil cuando las causas del comportamiento no son evidentes y se necesita un diagnóstico detallado. Además, su enfoque en el seguimiento lo convierte en una excelente opción para planes de mejora a largo plazo.
Ejemplo en un departamento contable:
«En las últimas semanas (Context), he notado que se han presentado varios errores en los asientos contables, particularmente en las conciliaciones bancarias (Examples). Esto podría deberse a una falta de concentración causada por la carga de trabajo o por la falta de supervisión en las tareas diarias (Diagnosis). Vamos a organizar una reunión semanal para revisar los asientos y asignar a un miembro del equipo para hacer una revisión final antes de cerrar los libros (Action). En tres semanas haremos una revisión para ver si esta medida ha reducido los errores (Review).»
Resumen de cuándo aplicar cada modelo:
- SCI: Para dar retroalimentación inmediata y enfocada en un problema concreto que necesita ser abordado rápidamente.
- COIN: Cuando se desea ofrecer retroalimentación constructiva con un enfoque en soluciones y acciones concretas.
- GROW: Para sesiones de coaching o planificación a largo plazo, donde se necesita definir metas y explorar opciones para avanzar.
- CEDAR: Cuando se necesita un análisis profundo de un comportamiento, con un enfoque en el diagnóstico y seguimiento de acciones.
Jorge Gutiérrez Guillén (Contador Público Autorizado/Costa Rica)
