Factura electrónica 4.4: qué deben saber las pymes y profesionales independientes en Costa Rica

A partir del 1 de septiembre de 2025, todas las empresas y profesionales independientes que estén obligados a emitir comprobantes electrónicos deberán operar bajo la versión 4.4 del sistema de facturación electrónica, según la Resolución MH-DGT-RES-0027-2024. Esta actualización, que incorpora más de 140 cambios técnicos al formato XML, trae novedades relevantes que afectan procesos de facturación, descuentos, medios de pago, compras internacionales, y obligaciones ante Hacienda.

Principales cambios relevantes para pymes y profesionales independientes

TemaCambioImplicación práctica
Recibos Electrónicos de Pago (REP)Obligatorio emitir REP cuando se venda a crédito o se difiera pago del IVA, y al facturar a instituciones públicas. Esto permite reportar el IVA cuando se reciba el pago, no al momento de emitir la factura.Mejora en flujo de caja si se vende a crédito; obliga llevar seguimiento de cobros para emitir los REP.
Métodos de pagoSe incorporan nuevos medios de pago reconocidos, como SINPE Móvil y plataformas digitales (ej. PayPal).Pymes que usan pagos digitales deben asegurar que su sistema de facturación los soporte y que estos códigos se incluyan correctamente.
Descuentos y promocionesYa no basta con poner porcentaje/monto; deben usarse códigos específicos para clasificar el tipo de descuento (promocional, volumen, bonificación, etc.).Mayor detalle en descuentos; posible mayor carga operativa de registro, pero mejor visibilidad y menor error fiscal.
Combos, paquetes o surtidosCuando se vende como paquete, cada artículo del combo debe detallarse individualmente con su código CABYS.Debes revisar tus productos, catalogarlos adecuadamente y ajustar facturación/promociones que usen combos.
Campos adicionales obligatoriosIdentificación de extranjeros no domiciliados / no contribuyentes; obligación de informar la actividad económica del receptor; campos de exoneraciones más detallados.Si trabajas con clientes/proveedores extranjeros o cuando aplicas exoneraciones, debes tener los datos actualizados y tu software preparado.
Compras internacionales y servicios del exteriorLa factura electrónica de compra se amplía para incluir servicios/intangibles provenientes del exterior.Pymes que compran servicios externos (software, licencias, etc.) necesitan registrar correctamente estos documentos para efectos de IVA y contabilidad.

Retos y recomendaciones para adaptarse

  • Actualizar el sistema de facturación / software: Verificar que el proveedor haya implementado todos los cambios del XML versión 4.4.
  • Capacitar al personal contable, administrativo y comercial: Asegurarse de que entienden los nuevos campos, los códigos nuevos de descuento, los REP, los nuevos medios de pago, etc.
  • Realizar pruebas piloto durante el periodo de transición (abril a septiembre 2025) para detectar errores, incompatibilidades o confusión interna.
  • Revisar contratos, políticas de promociones y empaquetados: Si has usado combos, paquetes promocionales o descuentos especiales, asegurarte de que tu política interna permita desglosar componentes, aplicar los códigos correspondientes, dar soporte tecnológico.
  • Vigilar exoneraciones y obligaciones específicas: Para quienes aplican exoneraciones, provincias especiales, trabajan con entidades públicas o clientes extranjeros, revisar que los campos sean llenados correctamente para evitar objeciones de Hacienda.

Consecuencias de no adaptarse

  • Rechazo de comprobantes electrónicos por formato incorrecto.
  • Multas u sanciones tributarias si no cumple con los requisitos.
  • Retrasos en declaraciones de IVA o discrepancias fiscales.
  • Posible pérdida de credibilidad ante clientes si las facturas tienen errores repetidos.

Conclusión

La versión 4.4 de facturación electrónica no solo introduce cambios técnicos, sino que exige mayor rigor, transparencia y precisión en el detalle de las operaciones. Para pymes y profesionales independientes, la adaptación precoz es clave: quien esté preparado evitará sanciones, errores y costos adicionales, al mismo tiempo que mejora sus procesos internos y su relación con Hacienda y clientes.

Jorge Gutiérrez Guillén, CPA
Socio Fundador | JGutierrez Auditores Consultores S.A.
Autorizados por SUGEVAL, SUGEF, SUPEN y SUGESE
Cartago, Costa Rica | consultoresjg.com
+506 2552-5433 | +506 8811-5090
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Fuentes:

  • Softland Costa Rica – “Nuevos cambios de la facturación electrónica 4.4”
  • Ministerio de Hacienda / Dirección General de Tributación (Resolución MH-DGT-RES-0027-2024)
  • Alegra Costa Rica – “Nueva Versión 4.4 para comprobantes electrónicos”
  • GuruSoft – anuncio de vigencia, campos nuevos, medios de pago

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