Actualizado con recomendaciones prácticas, jurisprudencia y herramientas preventivas
Por Jorge Gutiérrez Guillén, CPA
Compilado del Financiero

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En Costa Rica, la inspección laboral no es solo una posibilidad: es un mecanismo activo que busca asegurar que los derechos fundamentales de las personas trabajadoras se respeten en cada rincón del país. En los últimos años, más de 50.000 inspecciones han sido ejecutadas por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS), y una de cada cinco empresas ha sido encontrada en incumplimiento.

📌 ¿Por qué podría ser inspeccionado?

Las inspecciones responden a tres modalidades:

1. Por denuncia de una persona trabajadora
2. De oficio (programadas por el Ministerio)
3. Focalizadas, según industria o ubicación

Estas acciones están respaldadas no solo por la legislación local, sino también por convenios internacionales suscritos con la OIT. El Estado costarricense está comprometido internacionalmente a fortalecer estos mecanismos.

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¿Qué debe hacer su empresa?

A continuación, un enfoque integral para prepararse de forma adecuada:

1. Comprender el procedimiento

Una vez el inspector se presenta con su credencial oficial, tiene derecho a:

• Acceso a instalaciones y documentación
• Entrevistar personas colaboradoras en distintas jornadas
• Levantar un acta con observaciones y otorgar plazos

La empresa puede solicitar que el cuestionario se le entregue por escrito y responder posteriormente.

Importante: Si no se cuenta con póliza de riesgos de trabajo, el cierre inmediato puede ser ordenado.

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2. Tener los documentos a mano

Entre los documentos más solicitados:

• Planillas de la CCSS y del INS
• Contratos individuales y de teletrabajo
• Comprobantes de pago
• Pólizas de hostigamiento sexual y laboral
• Pruebas de capacitaciones en temas de derechos laborales
• Registros de vacaciones y jornadas

Atención: No se puede requerir información privada del trabajador (como domicilio o teléfono) sin su consentimiento expreso.

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3. Casos reales que ilustran riesgos

Ejemplo 1:
Una empresa agroindustrial recibió una multa de ¢6,9 millones por no tener comité de salud ocupacional activo ni rotulación de prohibición de fumar.

Ejemplo 2:
Una empresa de servicios digitales fue obligada a reinstalar a una trabajadora despedida sin seguir el debido proceso en etapa de lactancia. La Sala Segunda (Voto 2022-000142) falló a su favor.

Ejemplo 3:
Un hotel fue sancionado por distribuir las propinas entre personal administrativo sin el consentimiento del 100% del personal de salón, violando el artículo 162 del Código de Trabajo.

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4. Herramienta práctica: Lista de autodiagnóstico

Cumplimiento clave	¿Tiene respaldo?	Observaciones
Póliza de hostigamiento sexual	✅ / ❌
Comité de Salud Ocupacional activo	✅ / ❌
Planilla interna y registros de pago	✅ / ❌
Contratos firmados y actualizados	✅ / ❌
Registro de vacaciones y días libres	✅ / ❌
Señalización de zonas libres de tabaco	✅ / ❌

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Multas: ¿Qué tan alto puede escalar?

Las multas pueden alcanzar hasta 23 salarios base (más de ¢10,7 millones en 2025), especialmente si el caso es judicializado. Ignorar plazos de corrección, reincidir o negarse a colaborar con el inspector agrava las consecuencias.

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5. Recomendaciones estratégicas

• Capacite a jefaturas sobre legislación laboral.
• Establezca un protocolo interno de inspección: quién recibe al inspector, cómo actuar, dónde están los documentos clave.
• Alinee sus políticas de RRHH con la normativa nacional.
• Si trabaja con contratistas, asegúrese de que estos también cumplen: usted podría ser indirectamente responsable.
• Actualice las políticas internas al menos una vez al año con respaldo legal.
• Realice simulacros o consultorías preventivas.

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6. ¿Y si hay conflicto con el acta?

Usted puede presentar un recurso de revisión. El caso será elevado a la asesoría legal del Ministerio. Si se declara sin lugar, el caso puede ir a la vía judicial. No se quede sin actuar: es preferible corregir a tiempo que afrontar sanciones mayores.

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Reflexión final de JGutierrez

En el mundo empresarial, hay activos intangibles que tardan años en construirse y pueden perderse en minutos: la reputación, la confianza del cliente, el clima laboral positivo, y la percepción pública.

Una empresa puede tener el mejor producto, la mejor estrategia de marketing y un excelente equipo, pero si descuidamos el cumplimiento legal, especialmente en materia laboral y fiscal, el riesgo reputacional puede ser devastador. Una inspección no atendida correctamente, una denuncia pública de incumplimiento o una multa publicada en medios puede erosionar la confianza que tanto ha costado ganar.

Las empresas responsables no solo cumplen con la ley para evitar sanciones; lo hacen porque comprenden que la reputación es su principal carta de presentación ante inversionistas, socios, clientes y el mercado laboral. Y la mejor campaña de mercadeo es la coherencia entre lo que se dice y lo que se hace.

Desde adentro, un ambiente laboral sano, ético y justo genera mayor productividad, menor rotación, compromiso y sentido de pertenencia. Desde afuera, una imagen empresarial transparente y conforme a derecho fortalece su marca, su posicionamiento y su sostenibilidad.

No se trata de miedo a ser sancionado, sino de actuar estratégicamente para proteger lo que realmente vale:
🔹 El nombre de su empresa
🔹 La confianza de sus clientes
🔹 La motivación de su equipo
🔹 Y su estabilidad legal y financiera

Prepararse para una inspección laboral o fiscal es una inversión en credibilidad, en marca y en el futuro.

Jorge Gutiérrez Guillén, CPA
Socio Fundador y Director
JGutierrez Auditores Consultores S.A.
Costa Rica | www.consultoresjg.com
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