Merma: el fraude que la empresa financia, aprueba y archiva cada mes

La pregunta que casi nadie quiere hacer

En la mayoría de las organizaciones, la merma de inventario se administra como una variación normal del negocio. Se registra, se explica de forma general, se ajusta contablemente y se archiva al cierre del mes. El problema no está en reconocer que la merma existe. El problema está en asumir, sin investigación suficiente, que toda merma es operativa y legítima.

Ahí es donde muchas empresas cometen un error costoso. Cuando la organización deja de preguntarse si una parte de esa merma corresponde realmente a robo, sustracción interna o manipulación deliberada, convierte una señal de riesgo en un gasto tolerado. En ese momento, el fraude deja de ocultarse: empieza a ser financiado, aprobado y absorbido por la propia empresa.

La merma no siempre es pérdida natural

Toda operación con inventario físico puede experimentar pérdidas reales. Hay productos que se dañan, diferencias de conteo, mermas por manipulación, vencimientos, evaporación, roturas o incidencias logísticas. Esa realidad existe y debe reconocerse. Pero precisamente porque la merma legítima existe, también se convierte en uno de los escondites más cómodos para el fraude.

A diferencia del efectivo, donde un faltante suele activar preguntas inmediatas, en inventarios la ambigüedad tiene mayor tolerancia. Es relativamente fácil justificar una diferencia con explicaciones operativas: errores del proveedor, fallas en recepción, daños en traslado, errores de digitación o problemas de conteo. Cuando esa tolerancia se vuelve costumbre, el defraudador encuentra un entorno ideal para operar sin generar alarma.

Por eso, el verdadero riesgo no es la merma en sí misma. El verdadero riesgo es la merma no investigada.

Por qué la merma se convierte en el escondite perfecto del fraude

El inventario tiene una característica que lo hace especialmente vulnerable: permite que una diferencia pase por normal cuando en realidad responde a una sustracción sistemática. Si el retiro es gradual, si el volumen se mantiene dentro de rangos históricamente aceptados y si los ajustes contables se procesan cada mes sin análisis profundo, el fraude puede convivir durante largos períodos con total apariencia de normalidad.

Esa dinámica se vuelve todavía más peligrosa cuando los mismos responsables custodian el inventario, solicitan ajustes, los registran o participan en los conteos. En esos escenarios, la organización no solo enfrenta una debilidad operativa; enfrenta un diseño de control que facilita la ocultación.

La merma operativa genuina suele distribuirse de forma razonablemente dispersa entre turnos, empleados, ubicaciones y categorías de producto. Además, suele guardar relación con variables reales del negocio, como el volumen procesado, las condiciones de almacenamiento o la naturaleza del inventario. En cambio, el fraude disfrazado de merma tiende a concentrarse en ciertas personas, en ciertos horarios, en ciertos almacenes o en productos de alto valor y fácil reventa. Esa diferencia es precisamente la que el auditor debe aprender a leer.

Cuando el ajuste contable reemplaza la investigación

Uno de los mayores problemas en la gestión de inventarios es que muchas empresas tratan la merma como un tema contable y no como un evento que exige validación. Cuando el faltante se resuelve solo con un asiento de ajuste, sin evidencia física verificable, sin análisis de patrones y sin revisión independiente, la empresa deja de controlar la pérdida y empieza simplemente a absorberla.

Ese enfoque genera una peligrosa ilusión de normalidad. El faltante desaparece de los registros, pero no desaparece del negocio. Solo cambia de forma: pasa de ser una diferencia operativa visible a convertirse en una salida de valor silenciosa que ya nadie cuestiona.

En términos de auditoría antifraude, esa práctica equivale a institucionalizar la ceguera.

Cinco señales que separan la pérdida legítima del robo

El auditor no necesita sorprender a la persona responsable en el acto para concluir que existe un riesgo relevante. Lo que necesita es identificar patrones que no resultan razonables dentro de una pérdida operativa normal.

La primera señal es la concentración no aleatoria. Cuando una proporción significativa de la merma se concentra de manera consistente en un mismo empleado, en un mismo turno o en una misma ubicación, el comportamiento deja de parecer casual. Una pérdida genuina suele ser más dispersa; una merma sistemáticamente concentrada requiere escepticismo profesional.

La segunda señal son los ajustes recurrentes sin conteo físico previo. Si los ajustes de inventario se realizan sin validación material y además interviene la misma persona que custodia el almacén o controla el registro, la segregación de funciones ha dejado de operar como barrera de control.

La tercera señal es la merma independiente del volumen de operación. Una pérdida natural suele guardar alguna proporción con el nivel de actividad. Si el faltante mensual se mantiene estable aunque el volumen operativo suba o baje de manera significativa, la explicación operativa pierde fuerza.

La cuarta señal es la concentración en productos de alto valor o de fácil reventa. Cuando los faltantes se repiten en inventarios con mercado secundario atractivo, alto valor unitario o rotación comercial favorable, la probabilidad de una sustracción deliberada aumenta de forma importante.

La quinta señal aparece cuando las recepciones no coinciden con facturas, órdenes de compra o registros del sistema. Si quien recibe la mercancía también la registra, existe la posibilidad de subregistrar la entrada y permitir que el excedente salga sin dejar rastro formal. Ese riesgo es especialmente alto cuando no existe validación cruzada independiente.

El gran error: convertir el conteo físico en teatro

Muchas organizaciones confían en el conteo físico programado como su principal mecanismo de control. Sin embargo, cuando ese conteo se anuncia con suficiente anticipación, deja de ser una prueba robusta y se convierte en una actividad fácilmente manipulable.

Si la persona que administra o custodia el almacén sabe con antelación que el inventario será contado, dispone del tiempo necesario para ajustar movimientos, reordenar ubicaciones, corregir registros o preparar la escena para que todo coincida el día del conteo. En esas circunstancias, lo que se verifica no es necesariamente el inventario real, sino la versión del inventario que alguien preparó para ser revisada.

Desde una perspectiva de auditoría, un conteo anunciado pierde buena parte de su valor probatorio cuando no va acompañado de elementos de sorpresa, validación cruzada y restricción de intervención por parte de quienes tienen control directo sobre el inventario.

Qué pruebas sí ayudan a detectar fraude en merma

Cuando la merma se analiza con enfoque antifraude, el diseño de las pruebas cambia. El objetivo deja de ser solo confirmar saldos y pasa a identificar patrones de manipulación, ocultamiento y apropiación indebida.

Entre las pruebas más útiles están los conteos sorpresivos parciales sobre productos de alto riesgo, realizados sin aviso previo y sin participación dominante del custodio del almacén. También resulta especialmente valioso el cruce entre orden de compra, recepción física, factura del proveedor y registro en sistema, para confirmar que las cantidades coinciden en toda la cadena documental.

Otra prueba crítica es el análisis de bitácoras de acceso, para identificar entradas al almacén fuera de horario, en fines de semana o en fechas cercanas a conteos programados. A esto debe sumarse la estratificación histórica de la merma por empleado, turno, ubicación y categoría de producto durante períodos suficientemente amplios, así como la revisión de segregación en ajustes, identificando casos donde una misma persona custodia, solicita, registra o aprueba sin control compensatorio independiente.

Estas pruebas tienen algo en común: no se conforman con aceptar la merma. La interrogan.

La pregunta incómoda que cambia toda la discusión

En muchas juntas gerenciales, el informe de merma se presenta como un dato más del período. Se revisa, se compara con presupuestos o con históricos y, si no supera cierto umbral, se da por aceptable. Pero esa práctica contiene una omisión crítica: rara vez alguien pregunta si el patrón de esa merma corresponde realmente a pérdida operativa.

Esa es la pregunta que puede cambiar por completo la calidad del análisis: ¿hemos evaluado si esta merma presenta comportamientos incompatibles con una pérdida natural?

Cuando esa pregunta no se formula, la empresa no necesariamente tiene una merma baja. Lo que tiene es una cifra de merma tolerada dentro de la cual alguien puede estar extrayendo valor con comodidad y repetición.

De costo operativo a subsidio al fraude

Cuando la organización registra una merma sin investigarla adecuadamente, el efecto económico es claro: convierte una posible sustracción en un costo absorbido por la empresa. Eso significa que el negocio no solo pierde inventario; además financia la continuidad del esquema mediante su propia pasividad.

En ese sentido, la merma no auditada deja de ser un simple indicador operativo. Se transforma en una forma de subsidio involuntario al fraude. El problema ya no es únicamente cuánto inventario falta, sino cuánto faltante la empresa está dispuesta a aceptar sin exigir evidencia suficiente sobre su causa real.

Lo que debería cambiar en la mirada del auditor

El auditor moderno no debería limitarse a validar si la merma fue correctamente contabilizada. Su rol debe incluir el análisis de si esa merma está razonablemente sustentada, si guarda relación con la operación, si su comportamiento es estadísticamente explicable y si el sistema de control permite distinguir entre pérdida genuina y apropiación indebida.

Eso exige más escepticismo profesional, mejor analítica de datos, pruebas menos predecibles y una comprensión más profunda de cómo el fraude se adapta a las zonas grises del control interno. En inventarios, esas zonas grises suelen llamarse diferencias, ajustes, deterioros o mermas. Pero no siempre significan lo mismo.

Conclusión

La merma legítima existe y debe administrarse. Pero la merma no investigada es otra cosa: es una invitación abierta a que el fraude se disfrace de normalidad. Cuando la empresa deja de cuestionar patrones anómalos, concentra el análisis en el ajuste contable y reduce el inventario a una cifra de cierre, pierde la oportunidad de detectar una de las formas más silenciosas y persistentes de sustracción de valor.

La verdadera pregunta no es si existe merma. La verdadera pregunta es si la organización puede demostrar, con evidencia y análisis, que esa merma corresponde a pérdida operativa y no a fraude tolerado.

Ahí está la diferencia entre controlar inventario y simplemente archivar pérdidas.

Jorge Gutiérrez Guillén, CPA
Socio Fundador & Representante Legal

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